ذکر مأخذ هر مطلبی که یادداشت می شود، باید مأخذ و منبع آن دقیقاً ذکر شود. برگه های چاپی یادداشت، گاهی مشخصاتی را که در ذکر مأخذ لازم است، اراست. در غیر این صورت، باید نام کتاب، مؤلف یا مترجم، محل نشر، ناشر، تاریخ نشر، شماره  جلد و صفحه، نیز نوبت چاپ ذکر شود، و اگر یادداشت از یک مجله یا روزنامه است، علاوه بر نام مجله و روزنامه، نام نویسنده  مقاله، عنوان مقاله، تاریخ نشر و شماره  آن و صفحه نقل گردد.

همچنین اگر مطلب، از یک سخنرانی، سمینار، جلسه، درسی، نوار، برنامه  رادیویی یا تلویزیونی و… نقل شده است، نام گوینده، تاریخ و محل آن، نام برنامه و امثال اینگونه اطلاعات که مأخذ نقل را دقیق بیان میکند قید شود، تا اگر مراجعه به اصلی منبع لازم شد، امکان داشته باشد. در نقلی مطلب از نشریات، نام نویسنده، عنوان مقاله، سال و شماره  نشریه، شماره  صفحه یا صفحات ذکر می شود. نوشتههای بی مدرک، هر چند ارزشمند و مهم هم باشد،

فاقد ارزشی و اعتبار سندی است و نمی توان به آنها استناد کرد؛ مثل انسانهای بی شناسنامه یا کارت شناسایی میماند که هر چه مهم و خوب باشند، چون کارت شناسایی ندارند، در برخی مراکز راه پیدا نمیکنند و به آنان اطمینان حاصل نمی شود. منبع نقل مطلب، هر چه دقیقتر باشد، هم اعتبار بیشتری مییابد، هم مراجعه  مجدد را آسانتر میسازد و وقت کمتری میگیرد. در ذکر مأخذ نیز تا میتوان باید از «کل» و علایم اختصاری استفاده کرد تا جای کمتری بگیرد؛ مثلاً به جای جلد و صفحه، از «ج» و «ص» استفاده شود. همچنین یادداشتها، اگر به صورت ترجمه، تلخیصی، نقل به معنی، اقتباسی، نقل قول غیر مستقیم، تغییر عبارات و… انجام گرفته و اعین عبارت » نیست، به این روش و خصوصیت اشاره شود.

گاهی یک مطلب، در منابع متعددی وجود دارد. اگر به یکی از آنها که معتبرتر و کهن تر است اکتفا شود بهتر است؛ مگر اینکه به دلیل خاصی بخواهیم به منابع متعدد اشاره کنیم، که در این صورت مدرک دقیق مطلب را از هر چند ماخذ ذکر میکنیم. تهیه کننده  یادداشت و نویسنده  آن (فیش نویس) خوب است قید شود، تا معرف برگه های یادداشت باشد. ذکر تاریخ یادداشت برداری هم مفید و مکمل آن است. وقتی که صرف تهیه یک فیش دقیق و استاندارد میشود .در اینده روشن می شودهدر نرفته است، زیرا از هدر رفتنهای وقت در آینده و بی ثمر بودن یادداشتها جلوگیری میکند. نوعی سرمایه گذاری زمانی است که بهره  آن