ضوابط مربوط به عنوان (موضوع) کلمه «موضوع»

در بالای نامه همیشه زیر عنوان فرستنده نامه یعنی کلمه «از» نوشته میشود. جملهٔ جلو کلمه «موضوع، نمایشگر هدف یا اهداف اصلی نامه است. بنابراین باید امین محتوی نامه بوده و با کلماتی تدوین گردد که در نهایت دقت انتخاب شده اند. ذکر عنوان موضوع نامه علاوه بر رعایت ضوابط نگارش نامه های اداری، به مقدار زیادی در توزیع و ثبت نامه سهولت لازم را برای متصدیان دفترى و مخاطب نامه فراهم می کند. عدهای از تهیه کنندگان نامه به هنگام تنظیم آن فقط عنوان «به» و «از» را نوشته و از ذکر نوان مو ظ خودداری می کنند. علت را می توان در عدم توانایی تهیه کننده نسبت به – – عنوان موضوع خودداری می را می مواد م بوانایی انتخاب و تدوین جملهٔ کوتاه و گویای بیانگر متن نامه دانست. در برخی از موارد در جلو «موضوع» فقط یک کلمه، برای مثال کتاب، آتش نشانی، ارسال و یا صورت حساب و سایرکلماتی از این قبیل می نویسند که به هیچ وجه رسا نیستند و اصولاً ذکر یک کلمه موردی – ندارد، بلکه همان طوری که در پیش هم اشاره شد، باید جمله ای کامل انتخاب کرد که برای خواننده دارای م بوده و دستیابی بر محتوی متن نامه را آسان سازد.
به: سازمان امور اداری و استخدامی کشور – دفتر تشکیلات و روش ها از: اداره کل کارگزینی
مثالی
به : وزارت امور خارجه – اداره کل کار پردازی

ادارہ کل امور دولتی
موضوع: ارسال فهرست اموال غیرمنقول
ذکر عناوین «به» و «از» و «موضوع» در بالای نامه و رعایت ضوابط نامه نگاری اداری و عناصر – واقعه، نکارنده را به طور علم در بدست اوردن اطلاعات کمک می نماید.
افرادی که به هر دلیل – نوشتن یک نامه اداری، یک مقاله تحقیقی، یک گزارش و -حتی سایر نوشته های اداری – دنبال کشف حقایق و یا جمع آوری اطلاعات درباره موضوعات مختلف هستند، کوشش دارند که آنچه بدست خواهند آورد، از کمال و جامعیت برخوردار باشد تا با ارائه آن، علاوه بر انجام وظیفه، به نحو مطلوب اعتبار و حیثیت کاری .خود را افزایش دهند
تهیه کننده نوشته های اداری اطلاعاتی را به عنوان پایه و اساسی کار خود نیاز دارد.چنانچه تحصیل اطلاعات بدون هدف و برنامه باشد، حاصل کار معتبر و جالب نخواهد بود.بنابراین باید از روش ویژه ای پیروی شود که انسان را هر چه سریع تر به حقایق برساند و اطلاعات پیرامون موضوع را به طور کامل و جامع در اختیار داشته باشد. ناگفته پیداست که در تکوین هر واقعه، حادثه، پدیده یا موضوع به وقوع پیوسته یا درشرف انجام عواملی نقش دارند. این عوامل عبارتند ازشخص یا افرادی که واقعه به وسیله آنها به وقوع پیوسته و یا نتیجه در ارتباط با آنهاستموضوع و علت و وقوع واقعه، آنچه به وقوع پیوسته، آنچه در شرف انجام است. علت وقوع حادثه يا واقعه
صبر صبر – چگونگی وقوع حادنه یا واقعه زمان وقوع حادثه از نظر تاریخ سال، ماه، روز و ساعت – موقعیت مکانی که حادثه در آن به وقوع پیوسته است به طور مسلم وقوع حادثه در خارج از عوامل پیش گفته ممکن نیست. به همین دلیل تهیه کننده نامه و یا گزارش باید همواره آنها در نظر داشته و براساسی آن کار خود را آغاز نماید.