– صبر با اختتام و نتیجه – نامههای اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم میخورد، میزان اهمیت ان و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی، بهتر است در نامه های جوابيه، صبر نتیجه چه مثبت و چه منفی، به طور کامل مشخص گردد و از به کار بردن کلمات چند پهلوو مبهم گذاشتن پاسخ تفکیک ارکان متن نامه به طور ظاهری و تحت عناوین گفته شده در بالا لزومی ندارد و اصولاً امکانپذیر هم نخواهد بود. ولی رعایت ضمنی آن علاوه بر اینکه تفهم را آسان میسازد، باعث می شود که نامه ای روشن، صحیح و با محتوای مطلوب تهیه و ارائه گردد (خلاصه ای از اجزای نامه های اداری را در جدول ۱-۵ به طور یکجا میتوان ملاحظه نمود).
مرحله سوم: بررسی پیش نویس پیش نویس بعد از تهیه به ترتیب گفته شده باید قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تأثیر مطلوب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که آیا پیش نویسی تهیه شده کامل و بدون نقص است و به تمام پرسشها یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ داده است یا خیر؟ اگر مطالب عنوان شده کافی و وافی به مقصود باشد، که مراد حاصل است و در غیر این صورت باید اصلاحات لازم را به عمل آورده و پیش نویس را اصلاح نمود. برای بازبینی پیش نویس نامه  میتوان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی دوباره پیش نویس اقدام نمود.

در فهرست بررسی پیش نویس، پرسش هایی مطرح می شوند که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا عدم کفایت پیش نویس است. پرسش های مطروحه در فهرست بررسی ، به سلیقه نویسنده و موقعیت و خواسته سازمان بستگی دارد، که پیش تر می باید تهیه شده و در جای مناسبی جلو دید تهیه کننده نامه قرار داده شود. به این ترتیب تهیه کننده پیش نویسی می تواند از طریق آن، مطالب نوشته شده را به طور دقیق مورد وارسی قرار دهد و در صورت لزوم اصلاحاتی در آن په عمل .ورد در اینجا نمونه ای از فهرست بررسی (چک لیست) پیش نویسی ارائه میگردد (جدول. بدیهی است ارزیابی پاسخ این (پرسش ها) نویسنده را برای تایید و یا تجدید نظر در متن منظور در سازمان و ادارات دولتی تهیه شده است. (جدول ۳-۵)