هر نوشته از تعدادی مطلب به وجود می آید. گرچه بنا به روال نوشته باید مطالبیکدست و  در ارتباط با هم باشند، اما برای سهولت در امر مطالعه و تفهیم و تفهم بین نویسنده و خواننده و در نهایت استقرار سیستم ارتباطی صحیح بین آنها، نوشته ها باید به بخش های کوچکتری تقسیم گردند. با عنایت به طول نوشته و در صورت لزوم هر بخش خود به چند قسمت و هر قسمت نیز به اجزای کوچکتری تقسیم می شود. به هر صورت کوتاهترین جزء یک نوشته که در بردارنده تعدادی جمله با بیان یک مطلب باشد، بند پاراگراف ها ممکن است کوتاه (در یک یا دو سطر) یا بلند تا ۱۲ سطر و حتی بیشتر تدوین گردند. به هر صورت برای تنظیم پاراگراف از شیوهای خاص استفاده می شود که به اصطلاح آن را نظام پاراگراف می گویند. او برای شروع مطلب در آغاز معادل یک کلمه پنج حرفی جای خالی گذاشته و سپس نخستین کلمه نوشته می شود و با تمام شدن آخرین جمله در هر کجا که باشد، بقیه سطر هر چقدر که باشد رها می شود و سپس بند بعدی به همان ترتیب (رها نمودن معادل یک کلمه پنج حرفی در آغاز) از سطر بعدی شروع می شود. فاصله بین دو پاراگراف معادل .یک و در برخی از موارد تا دو سطر خواهد بود رعایت نظام پاراگراف بندی دارای فوایدی است؛ از آن جمله: ایجاد سهولت در امر تفهیم و تفهم، کاهش میزان خستگی چشم به هنگام مطالعه، زیبایی شکل ظاهر نوشته و بالاخره تفکیک مطالب و دسته بندی آنها برای برداشت فکری خواننده به همان ترتیبی که .مورد نظر نویسنده بوده است

از اجتماع چند پاراگراف طی قواعدی معین صفحه به وجود میآید. صفحه می تواند خود نوشته کامل باشد که هدف پیام دهنده را به طور کلی معین و مشخص نموده و یا به عنوان جزئی از کلی نوشته، در بردارنده قسمتی از پیام یا مطلب باشد که در هر صورت اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و نقش مهمی در استقرار ارتباطات از طریق نوشته برعهده با توجه به اینکه کتاب حاضر در محدوده نگارش نوشتههای اداری است، در این فصل و در مورد شیوه نوشتن به اختصار صحبت شده و فقط قواعد کلی زبان فارسی ارائه شده است. این فصل شیوه نوشتن را شامل دو قاعده واژه بندی و نشان گذاری عنوان نموده است. منظورواژه بندی را در حقیقت ساخت جمله محسوب داشته. سپس مراحل را در انتخاب واژه و تنظیم آن و تطسق با دستور زبان تو صف نمود امون هر کدام تو ظ با واژه و تنظیم آن و تطبیق : ستور رباں موصیف بمودہ وپیراموں ہر دادام توصیح داده است. در نمودار ارائه شده از ترکیب واژه ها جمله و از قرار گرفتن جمله ها به طور منطقی در کنار هم – پاراگراف – را به عنوان پارهای از نوشته مطرح و اضافه نموده است.

پاراگراف ها می توانند یک یا چند صفحه از نوشته ما بوده باشند که توضیح کامل آن را در تشکل نوشته بیان داشته است