زمان جلسه: تاریخ دقیق (روز – ماه – سال) و هنگام شروع و خاتمه جلسه است. میتوان مشروع و تاریخ و ساعت شروع را از قبل تعیین نمود. علاوه بر آنچه بیان گردید، جلساتی وجود دارند

که باید به طور مستمر تشکیل گردد. در اینگونه جلسات شماره جلسه نیز مشخص می شود. بعد از قید و زمان و نوبت جلسه به طور معمول تاریخ نشست بعدی تعیین و در صورت جلسه نوشته می شود. مکان جلسه: به محل تشکیل جلسه اطلاق می شود. محل تشکیل جلسه باید در صورت جلسه قید شود. در برخی از جلسات، استفاده از مکانی خاص الزامی است (جلسات مجلس شورای اسلامی که باید در خود مجلس برقرار گردد). است

تکلیف جلسه بعدی: به دلیل اهمیت ویژه و وسعت دامنه موضوع جلسه ممکن بحسب و بررسی و نتیجه گیری در یک جلسه انجام نشود. بنابراین ناگزیر به تشکیل جلسات بعدی خواهد بود. در این صورت تاریخ و زمان جلسه آینده و عند الزوم دستور جلسه بعدی معین .و در صورت جلسه قید می گردد

انواع صورتجلسه

هنوز در کشور ما نحوه تنظیم صورت جلسه به صورت استاندارد در نیامده است. بنابراین معمولی و به مانند نوشته های عادی و در برخی از موارد براساسی نمونه های ارائه شده که از طرف سازمان ذیربط و یا به موجب آیین نامهای خاصی تنظیم می شود. قدر مسلم در هر دستور جلسه مبین هدف جلسه است. منطقی است که دستور جلسه از قبل تعیین و ضمن دعوت نامه برای اعضا ارسال گردد. به این ترتیب شرکت کننده با مطالعه و آمادگی کافی .در جلسه حضور خواهد یافت مطالب مطروحه: درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است. ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد و یا اینکه خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود. تصمیمات اتخاذ شده: بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن، نتیجه به عنوان تصمیمات متخذه در یک یا چند جمله مستقل تدوین و در صورت جلسه قید میگردد.

به همین دلیل گونه های متفاوتی از نحوه تنظیم صورت جلسه وجود دارند که برای سهولت در امر مطالعه آنها را به صورت زیر طبقه بندی می نماییم: صورت جلسه مشروح – صورت جلسه نیمه مشروح – صورت، جلسه خلاصه صورتجلسه به شکل فرم

الف – صورت جلسه مشروح

– در این گونه از صورت جلسه ها مشروح

نوشته می شود.