. این عوامل به عنوان عناصر تحقق واقعه مشهور است در حقیقت کلید بررسی و پژوهش بوده و در کلیه موضوعاتی که می باید پیرامون آن تحقیق شود، از جمله در امور قضایی، روزنامه نگاری، پژوهش و تحقیق و تقریباً در تمام امور علمی و نیز در تهیه نوشته های اداری به شکل شش پرسش به قرار زیر مورد استفاده قرار میگیرد

پرسشهایی برای تمرین و بحث

۱- نامه خبری چیست؟

نامه بازدارنده کدام است؟

نمونهای از آن را نام ببرید.

نامه دستوری و درخواستی را شرح دهید

. نامه هماهنگی چیست؟

نمونهای آن را نام بريد. منظور از نامه های داخلی چیست؟

نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر را تعریف کنید.

در چه مواردی نامه از یک واحد سازمانی به یک کارمند نوشته می شود؟

۹- منظور از نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانه چیست؟

۱۰- در چه مواردی سازمان برای اشخاص حقیقی یا حقوقی نامه می نویسد؟

به طور معمول برای تهیه یک نامه، نگارنده قلم را به دست می گیرد و به روی قطعه کاغذ در دسترس خود پیش نویس لازم را تهیه می کند. گرچه این یک رویه متداول است، اما به هیچ وجه نمی تواند وافی به مقصود باشد. بنابراین لازم است که با عنایت به اهمیت ویژه  نامه های اداری، برای تهیه آن دقت بیشتری مبذول داشت و با طی مراحل لازم، را به صورت کاملاً علمی تنظیم و تدوین نمود. نمودار ۱ – ۵ نمایشگر مراحل تهیه نامه می باشد.
 بررسی قبل از نگارش

مرحله اولی: شناخت

پیش از آنکه نامه نوشته شود و یا دستور نوشتن صادر گردد، لازم است با طرح چند می شود بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری گردد. به این ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی به عمل خواهد آمد. طرح چند پرسش و پاسخ دادن به آن می تواند نویسنده را در بررسی قبل از نگارش کمک کند.